就労継続支援における苦情解決のステップと実践例
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query_builder 2025/10/16 体験
就労継続支援の現場では、利用者やその家族からの様々な苦情が寄せられることがあります。これらの苦情は、サービス向上のための大切なフィードバックです。しかし、適切に対応しないと、信頼を失うリスクもあります。本記事では、苦情解決の手順を詳しく解説し、実際の事例も交えて具体的な解決方法を提案します。これにより、事業者としての信頼性向上やサービスクオリティ改善に役立てていただけます。 #障害者支援 #福祉 #相談窓口 #サービス向上 #クレーム対応
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苦情解決の重要性を理解する

就労継続支援において、苦情解決は非常に重要です。それは利用者の声を適切に受け止め、サービスの質を向上させる重要なプロセスだからです。苦情を無視することは、信頼を損なうだけでなく、サービスの劣化につながります。利用者参加型のサービス改善を目指すために、まずは苦情解決の重要性について考えてみましょう。

苦情とは何か?

就労継続支援における苦情とは、利用者やその家族がサービスに対して抱く不満や要望のことを指します。この苦情は、サービスの提供者が利用者に対して期待される質や内容に対してのギャップから生じることが一般的です。期待されるサービスが提供されない場合や、コミュニケーションの不足、ルールに対する誤解などがあった際には、苦情として表現されることが多くあります。

苦情は一見ネガティブな現象と捉えられることが多いですが、実は利用者の声を反映させる大切なフィードバックの一部でもあります。苦情を通じて、サービスの改善点が明確になることがあるため、苦情を受け付けることはサービス提供者にとって重要なプロセスです。利用者の意見を無視することは、現状に満足している他の利用者にも悪影響を及ぼす可能性があるため、真摯に向き合う必要があります。

苦情には、具体的な事例に基づいたものや、感情的な表現を伴ったものがあります。具体的な事例に基づく苦情は、解決方法が見えやすく、組織としても対応しやすい点があります。一方で、感情的な苦情に対しては、より敏感に対応する必要があります。なぜなら、苦情を述べる利用者が抱く感情は、時に強いストレスや不安の表れでもあるからです。このような場合には、迅速な理解と共感が求められます。

苦情を受けた際、重要なのは冷静であることです。感情的に反応するのではなく、まずは相手の言葉に耳を傾け、その意見を尊重する姿勢が信頼の構築につながります。苦情を聞くことで、サービスの質向上にはどのような手立てが必要かを考える機会にもなります。

したがって、苦情を単なるしょっぱい体験として捉えるのではなく、利用者のニーズや希望を知る貴重な機会として受け止める心構えが大切です。苦情はサービス改善の手助けとなる、コミュニケーションの一環であることを忘れず、真摯に向き合う姿勢が求められます。これにより、利用者との信頼関係が深まり、より良いサービス提供に繋がるでしょう。

苦情を受ける側の心構え

苦情を受ける側の心構えは、円滑なコミュニケーションを築くために非常に重要です。まず、苦情を受けた際には、感情的にならず冷静に受け止めることが求められます。利用者が苦情を述べる背景には、何らかの期待があったことが多く、その期待が裏切られた悔しさや悲しみが伴っています。そのため、まずは相手の気持ちを理解し、真摯に向き合う姿勢が大切です。

苦情はサービスを改善するための貴重な情報源ですので、最初の対応が信頼感を決定づけることになります。相手の言葉に耳を傾け、感謝の意を示すことが重要です。「ご指摘いただき、ありがとうございます」といった言葉を添えることで、利用者は自分の意見が尊重されていると感じやすくなります。これにより、建設的な対話に繋がる可能性が高まります。

また、苦情を受ける側は、感情を排除するだけでなく、問題の根本的な原因を理解する姿勢も必要です。相手の意見をしっかりと聞いた上で、何が問題だったのかを冷静に分析することが重要です。この過程で、必要があれば事実確認を行い、他のスタッフや関係者とも連携を取りながら、問題を整理していくことも求められます。

さらには、苦情に対する反応だけでなく、潜在的な問題に対する予知能力を身につけることが効果的です。過去の苦情やフィードバックを分析することで、同様の問題が再発しないようにするための対策を立てることができます。このように、苦情を単なるトラブルとして捉えるのではなく、学ぶべきチャンスと捉えることで、組織全体のサービス向上につながります。

最後に、苦情に対して前向きな姿勢を持つことで、信頼関係を強化することができます。利用者とのコミュニケーションを通じて、より良いサービスを提供するための努力が続くと、事業者としての信頼性も自然に高まっていくでしょう。苦情は改善のための助けとなり得るものだと考え、日々の業務に取り入れる姿勢を持ち続けることが重要です。これにより、利用者のニーズをより的確に把握できるようになり、結果的に質の高いサービスを提供できるようになるでしょう。

苦情解決の具体的な手順

苦情を的確に解決するためには、組織的にフローチャートやマニュアルを活用し、ステップを踏んで対応することが不可欠です。ここでは、一般的な苦情解決の流れを見ていきましょう。

苦情受付と初期対応

苦情を受ける場合、最初に行うべきは迅速な受付と初期対応です。この初期対応が、後の解決に大きな影響を与えるため、非常に重要なステップといえます。まず、苦情を受けた際には、相手の話をしっかりと聞く姿勢を持つことが肝要です。この段階での対応が、今後の信頼関係に直結するため、注意が必要です。

受付の際には、相手に対して感謝の意を示すことが大切です。「ご意見をいただき、ありがとうございます」といった言葉を用いることで、相手は自分の声が重要視されていると感じることができます。このように、相手の感情に寄り添いながら、冷静に話を聞くことが基本となります。

次に、事実確認を行うことが不可欠です。苦情の内容が何であったのか、具体的な状況や背景を整理することが重要です。この段階で、相手が感じている問題や不安を明確にするために、具体的な質問を行うことが効果的です。「どのような点が不満でしたか?」や「具体的にはどのような状況でしたか?」といった質問を投げかけることで、問題の本質を掴むことができます。

また、苦情の受付を行う際には、特定の窓口を設けることが理想的です。利用者が気軽に苦情を申し立てられる環境が整っていることで、デリケートな話でも話しやすくなります。専用の窓口や担当者を設けることで、受け付ける側の負担を軽減し、より適切な初期対応が可能になります。

初期対応の段階で大切なのは、迅速さです。苦情が寄せられた場合、できるだけ早く対応を開始し、相手に期待感を持たせることが求められます。対応が遅れると、利用者の不満が増幅される恐れがありますので、迅速なアクションが信頼構築に繋がります。

以上のように、苦情の受付と初期対応には相手とのコミュニケーションを円滑に進めるための工夫が必要です。感謝の意を示し、事実確認を行う中で、迅速かつ丁寧な対応が求められます。これにより、信頼を得た上で適切な解決へとつなげることができるのです。苦情を受けた際の初期の段階で、しっかりとした対応を行うことが、未来のサービス向上の基盤となるでしょう。

問題の原因分析と解決策の検討

苦情の受付が完了した後は、問題の原因分析と解決策の検討が必要です。この段階では、まず苦情の内容に基づいて具体的な問題を特定することが重要です。利用者が寄せた苦情の背景には、何らかの期待があったことが多く、その期待に対するギャップが問題を引き起こしています。これを明確にするためには、事実確認の際に得た情報を再度見直すことが求められます。

問題の原因を理解するためには、苦情の内容だけでなく、関連する業務プロセスやリソース状況も考慮する必要があります。たとえば、サービスの一部が正しく機能していない場合、その原因はスタッフのスキル不足や不十分なコミュニケーション体制など、複数の要因が絡んでいる可能性があるからです。このような場合、スタッフ間の連携や教育制度の見直しも検討に入れることが大切です。

原因分析のために、チームでのブレインストーミングやディスカッションを行うことも効果的です。スタッフ同士が意見を出し合うことで、さまざまな視点から問題を捉えることができ、的確な解決策が見つかることが期待されます。また、場合によっては第三者の意見を取り入れることも有効です。中立的な視点からのフィードバックは、偏った見方を避ける手助けとなり、より広範な解決策を検討する材料となります。

次に、解決策を考える際には、問題を根本から解決するための措置を模索する必要があります。単に表面的な対応をするのではなく、再発防止の観点からも改善策を立てることが求められます。この段階では、解決策の実行に伴うリソースや時間も考慮に入れ、その現実性を検証することが重要です。具体的なアクションプランを立てることで、実行に移しやすくなります。

問題の原因をしっかりと分析し、その上で具体的な解決策を検討していくことが、苦情解決のキーとなります。このプロセスを真摯に行なうことで、利用者からの信頼を強化し、サービスの質向上へと繋がります。解決策が実施されることで、より快適なサービス提供が実現できる基盤が整います。

成功事例とその背景

実際に現場で効果的に苦情を解決した事例を紹介します。成功した背景にはどのような努力があったのでしょうか。そのポイントを確認していきます。

利用者の声を生かした部活動の改善

利用者の声を生かした部活動の改善は、就労継続支援の現場で非常に重要な取り組みです。実際に、ある事業所では利用者からの苦情を受けて、部活動の内容や運営方法を見直すことを決断しました。この事例を通じて、どのように具体的な改善策を実現したのかを見ていきましょう。

まず、苦情の内容には、活動が実際のニーズに合っていないという指摘が含まれていました。利用者の中には、興味を持てる活動が少ないと感じている人や、参加したいと思える内容が不足しているといった意見がありました。これを受けて、スタッフは利用者との対話を重視し、具体的なニーズを把握するためのアンケートを実施しました。

アンケート結果からは、利用者が興味を持つ分野やアクティビティが明確になり、それに基づいて新しい部活動の提案が生まれました。たとえば、使える資源を活用した料理教室や、アートに関する活動など、これまでのプログラムにはなかった活動が企画されました。利用者自身が主体的に参加できる機会を増やすことも、彼らのモチベーション向上に寄与します。

さらに、改善策を実行する際には、利用者が活動内容の選定に関与できる仕組みを取り入れました。定期的に開催される「意見交換会」では、利用者が自分の意見やアイデアを自由に提案できる場を提供しました。これによって、利用者が自らの意見が組織の活動に反映されることを実感し、さらなる参加意欲を向上させることができました。

このように、利用者の声を生かした部活動の改善に取り組むことで、より魅力的で参加しやすい環境が整いました。結果として、満足度の向上や活動への出席率の増加が見られるようになりました。利用者が意見を述べ、それが実際の改善に繋がることで、彼らの信頼感も強まる結果となります。このプロセスは、サービス向上だけでなく、利用者との信頼関係を深めるためにも非常に効果的です。今後もこうした取り組みを通じ、より良いサービス提供を目指していきたいと思います。

第三者の視点を活用した解決法

第三者の視点を活用した解決法は、就労継続支援の現場で非常に有効です。実際の事例として、ある事業所が利用者からの苦情に対するアプローチを見直す際に、外部の専門家を招くことにしました。この選択は、内部からだけでは得られない新たな視点や客観的な意見を取り入れるためです。

具体的には、福祉分野に精通した第三者委員やコンサルタントに依頼し、利用者の声を元に問題点を分析してもらいました。彼らは、利用者と職員の間で発生しているコミュニケーションの乖離や、サービスの質に対する評価を独自の視点から観察し、指摘することができました。この客観的な情報は、職員にとって新たな気づきを促すものであり、問題をより深く理解する手助けとなりました。

また、第三者が提案した解決策として、定期的なフィードバックセッションの開催が挙げられました。利用者がサービスに対する意見や要望を自由に述べることができるこの機会は、職員にとっても非常に意義のあるものとなりました。具体的な状況やニーズが明確化されたことで、サービス内容の改善点が浮き彫りになります。

第三者の視点を活用することで、内部では見えにくい課題が明らかになるだけでなく、利用者側でも「自分たちの意見が重要視されている」と感じることができ、安心感を育むことができます。このような取り組みを通じて、利用者と職員の信頼関係が強化され、さらなるサービス向上が期待できます。

結局のところ、第三者の視点を活用した解決法は、問題解決に向けた新しいアプローチをもたらすだけでなく、利用者が安心して意見を述べられる環境を作り上げるためにも重要です。こうした協力が、質の高い就労継続支援の実現に大きく寄与することになるでしょう。今後も第三者の意見を積極的に取り入れることで、より良いサービスに繋げていきたいと考えています。

苦情解決を円滑にする組織作り

苦情がスムーズに解決できる組織とは、どのような特徴を持っているのでしょうか。組織内の体制やコミュニケーションの取り方に注目しながら見ていきます。

透明性のある相談窓口の設置

透明性のある相談窓口の設置は、就労継続支援において非常に重要な取り組みです。この窓口は、利用者が自らの意見や苦情を気軽に述べることができる場所であるため、安心して相談できる環境を整えることが求められます。具体的には、窓口を明確に設け、利用者がどのような苦情や要望を伝えられるのかを周知することが第一歩です。

相談窓口の設置にあたっては、利用者が訪れやすく、かつ親しみやすい雰囲気を考慮する必要があります。例えば、明るい色合いの部屋やリラックスできるスペースを設けることで、利用者は心地よく相談を行えるようになります。また、窓口には専門の相談員を配置することで、利用者の意見をしっかりと受け止め、適切な対応ができるようにすることが大切です。

さらに、相談の際に利用者のプライバシーを守るための仕組みを整えることも不可欠です。個人情報の取り扱いや相談内容は外部に漏れないよう、厳格な管理を行うことが信頼性を高める要因となります。これにより、利用者は安心して自分の意見を述べられる環境が築かれ、より多くの声が届くようになるでしょう。

透明性のある相談窓口を設けることで、利用者のニーズがより明確になり、組織としてもサービス向上のための貴重なデータを得ることができます。この情報をもとに、実際の改善策を講じることができれば、結果として利用者の満足度向上に繋がります。

このように、透明性のある相談窓口の設置は、利用者との信頼関係を育むための基盤となります。利用者が声を上げやすくなることで、より多くの意見が集まり、それがサービスの質向上に繋がるのです。今後もこの取り組みを進め、利用者からの信頼を深めていくことを目指していきたいと思います。

社内教育と意識改革

社内教育と意識改革は、就労継続支援の現場において、サービスの質を向上させるための重要な要素です。効果的な教育プログラムを導入することで、スタッフ全体が苦情や利用者からの要望に対して適切に対応できるようになります。

まず、社内教育の一環として、苦情対応のスキルを向上させる研修を定期的に実施することが大切です。この研修では、スタッフが利用者の意見をどのように受け止め、表現するかを学ぶことができます。実際の事例に基づいたロールプレイを行うことで、具体的な対応策を身につける機会となり、実践的なスキルを育むことができます。

また、意識改革を進めるためには、全スタッフでの意見交換やディスカッションの場を設けることが効果的です。これにより、各自が抱える課題や成功事例を共有し合うことで、サービス提供に対する理解が深まります。スタッフ一人ひとりが利用者の視点に立ち、共感することができるようになります。

さらに、社員同士のコミュニケーションを活性化させることも重要です。オープンな環境を整えることで、スタッフが自由に意見を交わし、互いにサポートし合う文化を育てることができます。このような環境が整うことで、より良いサービス提供に向けた意識が浸透し、全体の士気が向上します。

最終的には、社内教育と意識改革が一体となることで、利用者との信頼関係をより一層強化していくことができます。スタッフがしっかりとした知識やスキルを持つことで、利用者からの苦情や要望に対して適切に対応し、より快適なサービスを提供することが可能になります。これにより、事業所全体のクオリティが向上し、最終的な成果として、利用者の満足度向上に繋がるのです。

社会福祉法に基づく苦情解決制度

社会福祉法は、苦情解決の方法の一環として制度化されています。これについて理解することは、サービス提供者としての義務を果たす上で必要不可欠です。

法律が求める苦情解決のステップ

社会福祉法は、苦情解決に関する明確な手順を定めており、サービス提供者に対してその遵守が求められています。まず、苦情が寄せられた際には、迅速に受付けることが重要です。この初期対応が信頼関係の構築に繋がるため、利用者からの声に敏感であることが必要です。

次に、苦情の内容に対する詳細な調査が求められます。この調査では、事実確認を行い、何が問題であったのかを明らかにする必要があります。この段階では、苦情の背景や利用者の意図をしっかりと把握することが大切です。場合によっては、関係者への聞き取りや文書の整理も行い、具体的な事実を集めます。

そして、得られた情報に基づいて適切な解決策を検討しなければなりません。問題を解決するためのアクションプランを立て、その実施にあたっての責任者や対応期限を明明確にします。このプロセスには、関係者とのコミュニケーションを重んじることが重要であり、透明性を保ちながら進めることが求められます。

最後に、解決策の実施後には、結果を利用者にフィードバックし、苦情がどのように解決されたのかを伝えることが義務付けられています。喜怒哀楽に寄り添いながら、結果を受けて利用者が感じる満足度を確認し、必要に応じてさらなる改善策を講じることが、信頼関係を深めるためには不可欠です。

このように、法律が定める苦情解決のステップを踏むことで、サービス提供者としての責任を果たし、質の高いサービスの実現に向けた基盤を築いていくことができます。利用者とともに成長する姿勢を持ちながら、継続的な改善を図ることが大切です。

第三者委員の役割と報酬

第三者委員は、苦情解決のプロセスにおいて重要な役割を果たします。彼らは組織内部から独立した立場にあり、公正かつ中立的な視点で問題を検証することが求められます。利用者から寄せられた苦情に対して、客観的な意見を提供し、解決策の検討に貢献することで、信頼性の高い苦情処理を実現します。

具体的には、第三者委員は苦情内容の調査や関係者へのヒアリングを通じて、実際の状況と利用者の声を適切に分析します。その結果、どのような改善が必要であるかを明示することで、事業者が適切なアクションを取るための指針を示します。このように、第三者の視点を取り入れることで、偏りのない解決策が導き出される可能性が高まります。

報酬に関しては、社会福祉法において第三者委員に対する報酬は、実費弁償を除きできる限り無報酬とすることが望ましいとされています。これは、委員が中立的な立場を保つために重要な配慮です。報酬が発生すると、経済的な利害関係が影響してしまう恐れがあるため、無報酬が基本として定められています。

このように、第三者委員の役割と報酬は、苦情解決の透明性と公正性を高めるための大切な要素です。彼らの存在が利用者や事業者にとって、信頼できる解決策の提供に繋がり、結果的にサービス全体の質向上にも寄与することになります。だからこそ、第三者委員の活用は、持続可能な福祉サービスの運営に必須といえるでしょう。

利用者からの実体験を元に考える

利用者の実体験は、苦情解決のヒントになることが多くあります。実際の体験談をもとに、より良い対応策を考えてみましょう。

具体的な苦情事例から学ぶ

具体的な苦情事例から学ぶことは、就労継続支援の質を向上させるために非常に有意義です。ある事業所での事例を見てみましょう。この事業所では、利用者から「活動の内容が単調で飽きてしまう」という苦情が寄せられました。

この苦情を受けたスタッフは、利用者のニーズを正確に把握するために、ヒアリングを行うことにしました。利用者と直接対話し、「どのような活動があれば参加したいと感じるか」を尋ねました。その結果、多くの利用者が文化的な活動や体を使ったアクティビティに対して興味があることが分かりました。

そこで、スタッフは新たにアートやスポーツのプログラムを導入することを決定しました。これにより、以前の単調な活動から脱却し、利用者が自らの興味を持って参加できる環境を整えることができました。導入後、参加率が向上し、利用者からの満足度も高まったという結果が得られました。

このように、具体的な苦情事例からは、現場の改善点や利用者のニーズを読み取り、実践に活かす機会が生まれます。苦情を受けた時には、その情報を単に処理するのではなく、次回の参考とすることで、より良いサービス提供へと繋げることができると考えられます。実際の体験を基に、常に改善を図る姿勢が求められるのです。

利用者の視点に立った解決策

利用者の視点に立った解決策は、就労継続支援の質を向上させるうえで欠かせない要素です。具体的に考えてみましょう。一つの事業所では、利用者から「スタッフとのコミュニケーションが不足している」との苦情が寄せられました。この声を受けて、職員は利用者との接点を増やす方法を模索しました。

そこで、スタッフ全員が定期的に「コミュニケーションタイム」を設けることを決定しました。この時間は、利用者が自由に自分の意見や要望を述べることのできる場として機能し、スタッフも積極的に参加して話を聞く機会を持ちました。この取り組みにより、利用者は安心して自分の気持ちを表現できるようになり、スタッフとの距離感も縮まりました。

さらに、利用者アンケートを定期的に実施し、その結果をもとにプログラムの内容を見直すことも重要です。利用者がどのような活動を望んでいるのか、どのような改善が必要かを定期的に聞くことで、常に利用者のニーズに応える体制を整えることができます。

このような利用者の視点に立った解決策は、サービス全体の質を向上させるだけでなく、利用者との信頼関係を深めることにも繋がります。利用者が自らの意見が尊重されていると感じることこそが、支援サービスに満足するための重要な要素といえるでしょう。この取り組みを続けることで、支援の質を高めていく姿勢が求められます。

苦情解決後のフォローアップ

解決後もフォローアップが必要です。利用者が満足するまでしっかりとサポートし、信頼関係を構築しましょう。そのための効果的な方法について解説します。

解決後の利用者満足度調査

解決後の利用者満足度調査は、サービスの質向上にとって非常に重要なプロセスです。問題が解決された後、利用者がどのように感じているのかを把握することで、実施した改善策が本当に効果的だったのかを検証することができます。

具体的には、解決策を実施した後に、アンケートやインタビュー形式で満足度を調査します。質問内容は、サービスの質、スタッフの対応、活動内容など多岐にわたります。このようにして得られたフィードバックを基に、再度サービスを見直すことができます。

調査結果は、利用者の声を直接反映した貴重なデータとなり、今後のサービス向上へと繋がります。また、利用者が気軽に意見を述べられる環境を整えることも再確認でき、信頼関係の構築にも寄与します。満足度調査は一度限りの取り組みではなく、継続的な改善のための循環サイクルとして位置づけられるべきです。このプロセスを通じて、より良いサービス提供を目指し続ける姿勢が求められます。

フィードバックを基にした継続的改善

フィードバックを基にした継続的改善は、サービスの質を向上させるための基本的なアプローチです。利用者満足度調査や日々の意見を集めることで、具体的な改善点を把握できます。この情報を基に、組織は必要な対応策を検討し、実施に移すことが重要です。

継続的改善のプロセスでは、PDCAサイクルを活用することが効果的です。計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善(Act)のステップを繰り返すことで、サービスの質が段階的に向上します。特に、利用者からのフィードバックをしっかりと反映させることが、信頼関係の強化にも繋がります。

また、定期的に改善の成果を評価し、必要に応じて新たな目標を設定することで、組織全体の成長を促すことができます。こうした継続的な努力が、より良いサービス提供へと繋がり、利用者の満足度を高める鍵となります。サービス運営において、利用者の声を第一に考える姿勢が必要です。

信頼を築くためのコミュニケーション術

信頼を築くには、日頃からのコミュニケーションが欠かせません。苦情解決を契機に、信頼関係をさらに強固にするための効果的なコミュニケーション法を考えてみましょう。

オープンな対話の場を持つ

オープンな対話の場を持つことは、就労継続支援において非常に重要です。利用者が自由に意見を述べられる環境を整えることで、彼らのニーズや考えをより的確に把握することができます。この対話の場では、定期的なミーティングや意見交換会を設け、参加者が安心して発言できる雰囲気を作ることが重要です。

スタッフは利用者が意見を表現する際、傾聴の姿勢を持ち、感謝の意を示すことが大切です。オープンな対話が行われることで、利用者は自分の声が重要視されていると感じ、さらなる積極的な参加が促されます。このようにして、相互理解を深めることで、サービスの質向上に繋がります。利用者との信頼関係が強化され、より良い支援が実現できるでしょう。

メッセージングテクニックの活用

メッセージングテクニックの活用は、就労継続支援におけるコミュニケーションを円滑にするために非常に役立ちます。例えば、メッセージングアプリを使って、スタッフと利用者間の迅速な情報共有を行うことが可能です。この方法により、利用者はいつでも自分の意見や要望を手軽に伝えられる環境が整い、思い立った時にフィードバックを残すことができます。

また、明確で親しみやすい言葉遣いを心掛けることで、利用者が安心してメッセージを送れるようになります。スタッフは、送られたメッセージに対して迅速に反応し、信頼を築く努力をすることが大切です。このようにメッセージングを活用することによって、利用者との距離を縮め、より良いコミュニケーションを育むことができるのです。結果として、サービス全体の質向上に貢献することが期待されます。

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